Sleutelfigurennetwerk

Het uitvoeren van een planevaluatie van de interventie “Sleutelfiguren” verloopt in vijf stappen. 

1. Stel een evaluatieteam samen. Betrek minimaal twee personen: iemand die bij het plan betrokken is geweest of de opdrachtgever én een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier) die kritische vragen kan stellen. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit? 
2. Ieder teamlid leest individueel het plan van aanpak van de interventie. Bij de beoordeling ervan hanteren ze de Checklist Plan van Aanpak Sleutelfiguren. 
3. Bespreek gezamenlijk de antwoorden op de vragen uit de checklist en formuleer voorlopige uitkomsten van de evaluatie. 
4. Bespreek de voorlopige uitkomsten van de planevaluatie met de betrokken stakeholders (bijvoorbeeld opstellers van het plan, opdrachtgevers, uitvoerders). 
5. Maak afspraken over het doorvoeren van eventuele verbeteringen, wanneer het plan kan worden goedgekeurd en over de wijze van communiceren over het plan. 

De procesevaluatie bestaat uit negen stappen. 

1. Stel een evaluatieteam samen van minimaal 2 personen: iemand die bij de uitvoering betrokken is én (het liefst) iemand die ervaring heeft in het doen van evaluaties en die enigszins op afstand van de interventie staat. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit? 
   
   Een procesevaluatie kan goed door de gemeente zelf gedaan worden. Wil je de procesevaluatie liever uitbesteden aan een externe partij? Ga dan naar het Stappenplan Externe uitvraag Procesevaluatie, Format uitvraag Procesevaluatie en voorbeelden.  
2. Bereid de procesevaluatie voor met behulp van het Format ontwerp procesevaluatie sleutelfiguren en het bijbehorende voorbeeld. Bepaal de gewenste bewijskracht van de procesevaluatie. Hoe meer data verzameld worden en hoe meer verschillende bronnen en dataverzamelingsmethoden worden gebruikt, hoe sterker de bewijskracht van de evaluatie. Een eenvoudige procesevaluatie kan bestaan uit het organiseren van een focusgroep met alle betrokkenen. Een procesevaluatie met meer bewijskracht bestaat uit een combinatie van dataverzamelingsmethodes. Voorbeelden zijn interviews met sleutelfiguren, een focusgroep met professionals die veel met sleutelfiguren werken of een enquête onder de bewoners in de buurt waar sleutelfiguren actief zijn. Ga voor meer tips naar Methoden en Technieken. 
3. Maak afspraken met alle stakeholders over hun inzet en betrokkenheid bij de evaluatie. 
4. Verzamel alle gedocumenteerde, relevante informatie en data over de interventie (plan van aanpak, voortgangsrapportages, uitkomsten van enquêtes et cetera). 
5. Vorm een eerste beeld door de informatie te vergelijken met het oorspronkelijke plan van aanpak. Noteer de eerste bevindingen en welke informatie ontbreekt om de bevindingen kracht bij te kunnen zetten. 
6. Verzamel alle overige data, zoals vastgesteld in Format Ontwerp Procesevaluatie Sleutelfiguren en het bijbehorende voorbeeld.   
7. Analyseer de gegevens. Bepaal op basis van deze analyse wat de nodige vervolgstappen zijn voor de doorontwikkeling van het sleutelfigurennetwerk. Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over de vervolgstappen. 
8. Deel de uitkomsten en de wenselijke vervolgstappen (ook wanneer welke vervolgstappen worden gedaan) in een evaluatierapport met de betrokken stakeholders. 
9. Deel je resultaten en lessen met andere relevante partijen, zoals collega’s van andere (gemeentelijke) organisaties. 

De effectevaluatie van de interventie sleutelfiguren bestaat uit negen stappen. Dit stappenplan is specifiek gericht op het inhuren van een externe partij om de effectevaluatie uit te voeren. 

1. Breng de belangrijkste stakeholders (bijvoorbeeld de sleutelfiguren en de professionals die veel samen werken) op de hoogte van de effectevaluatie, vraag in welke informatie zij geïnteresseerd zijn en om hun medewerking. 
2. Bepaal het doel van je effectevaluatie. Ben je geïnteresseerd in alle mogelijke resultaten van de interventie of wil je weten of een specifieke doelstelling wordt behaald? Wil je alleen het resultaat weten of wil je ook onderzoeken welke elementen binnen de interventie dat resultaat beïnvloeden (de werkzame elementen)? Wees in het bepalen van je doel ook realistisch. Neem in de overweging mee of je in de beginfase van de interventie bent (en dus nog de verzameling van data kunt sturen) of dat een groot deel van de interventie al is uitgevoerd en er maar beperkt data beschikbaar is. 
3. Stel een uitvraag op voor de effectevaluatie. Bepaal de gewenste bewijskracht van de effectevaluatie. Zie voor meer informatie Methoden en Technieken. 
4. Bepaal aan welke kwalificaties de externe partij moet voldoen en op welke manier de uitvraag kan wordt uitgezet (enkelvoudige onderhandse aanbesteding, meervoudige onderhandse aanbesteding, open aanbesteding, via een fonds et cetera). 
5. Zodra voorstellen van externe partij(en) binnen zijn, dienen ze beoordeeld te worden. Gebruik het format voor de uitvraag hierbij als checklist. Geven de partijen naar behoren op alle vragen antwoord? Wat is de kwaliteit die ze laten zien op de verschillende onderdelen?   
6. Organiseer een gezamenlijke kick-off zodra de keuze voor een externe partij is gemaakt. Hierin kunnen onder andere afspraken over de samenwerking worden gemaakt. Spreek af op welke manier je als opdrachtgever de voortgang wilt monitoren, wie het vaste aanspreekpunt is, op welke momenten er weer samen om tafel wordt gezeten, et cetera.
7. Plan een tussentijdse bespreking van de ruwe uitkomsten van de metingen. Dit geeft alvast eerste beelden en creëert de gelegenheid om eventueel ontbrekende data of informatie alsnog beschikbaar te stellen of het verkrijgen daarvan te plannen. 
8. Presenteer de resultaten van de evaluatie aan de relevante stakeholders. Bepaal gezamenlijk de benodigde vervolgstappen en communiceer deze wederom naar de benodigde partijen. Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over wanneer welke vervolgstappen worden gezet en wie verantwoordelijk is voor welke actie. 
9. Deel de geleerde lessen. Leg de resultaten van je effectevaluatie naast eerdere onderzoeken op hetzelfde terrein: komen de resultaten overeen of wijken ze (sterk) af? Deel je resultaten en lessen met andere relevante partijen, zoals collega’s van andere (gemeentelijke) organisaties. 

Houd rekening met de volgende punten bij de opzet van een sleutelfigurenaanpak:  

Ontwikkel een heldere visie 

• Identificeer het maatschappelijk vraagstuk dat de samenwerking met sleutelfiguren moet adresseren.  
• Bepaal de doelstellingen van de samenwerking en de te volgen methoden.  
• Breng de relevante personen en organisaties in kaart die betrokken moeten worden.  

Definieer rollen en functies 

Bespreek vooral welke rol of functie een sleutelfiguur wel of niet heeft. Denk aan:  

• Beleidsadvies geven over preventie van radicalisering en extremisme.
• Interveniëren of bemiddelen bij oplopende spanningen.
• Bijdragen aan preventieactiviteiten en het vergroten van bewustzijn.  
• Zorgen signaleren, delen en bespreken.  
• Bestuurlijk draagvlak creëren voor een duurzame samenwerking.  

Maak ook gebruik van differentiatie in rollen om de inzet van capaciteiten en kennis te optimaliseren en teleurstellingen te voorkomen.  

Werven van diverse sleutelfiguren 

• Organiseer masterclasses en themalunches voor een brede groep professionals en zelforganisaties om zo meer zicht te krijgen op potentieel geschikte sleutelfiguren.  
• Zorg voor nauwe afstemming met het sociaal domein, omdat zij vaak ook in contact staan met (potentiële) sleutelfiguren.  
• Selecteer verbindende, representatieve, resultaatgerichte en kritisch denkende personen.  
• Zorg voor diversiteit in culturele, religieuze en professionele achtergronden, leeftijden en bekendheid binnen gemeenschappen. 
• Zorg ook voor diversiteit van sleutelfiguren in termen van offline en online presence.  
• Werf breder dan de voorzitters van verschillende religieuze instellingen, een sleutelfiguur kan net zo goed de snackbarhouder op de hoek zijn of de jeugdtrainer van het voetbalteam of een huisarts. 

Volg de volgende stappen bij de uitvoering van de sleutelfigurenaanpak.

Maak heldere afspraken 

• Bepaal de doelstellingen, rollen en wederzijdse verwachtingen.  
• Richt een duidelijk proces in voor het melden van zorgelijke signalen en de opvolging daarvan.  
• Zorg dat de privacy van de sleutelfiguren is geborgd.  
• Wees altijd transparant en stimuleer sleutelfiguren ook transparant te zijn over hun activiteiten naar de achterban.  

Bouw en onderhoud vertrouwen 

• Neem de tijd voor persoonlijke interacties om vertrouwen en loyaliteit op te bouwen binnen het netwerk.  
• Creëer een omgeving waarin deelnemers zich veilig, vertrouwd en gewaardeerd voelen.  
• Waarborg vertrouwelijkheid en privacy, benadruk wederzijdse bijdragen en voorkom traditionele machtsdynamieken.  
• Respecteer persoonlijke ruimte en culturele normen en toon interesse in diverse achtergronden.  
• Investeer in relaties tijdens 'vredestijd', niet alleen bij incidenten.  
• Zorg voor wederkerigheid door sleutelfiguren te ondersteunen bij praktische zaken (denk aan hulp bij het aanvragen van een vergunning).  
• Faciliteer initiatieven vanuit de gemeenschap in plaats van top-down te organiseren.  
• Houd aandacht voor diversiteit en bejegening van sleutelfiguren, waarbij ook aandacht wordt besteed aan verschillende vormen van extremisme zoals rechts-extremisme.  

Bijeenkomsten als bindmiddel 

• Organiseer regelmatige bijeenkomsten voor persoonlijke ontmoetingen, het opbouwen van vertrouwen en het bespreken van gemeenschappelijke doelen en strategieën.  
• Maak hierbij ook gebruik van externe sprekers, zodat de sleutelfiguren niet alleen iets komen brengen, maar ook iets kunnen halen (kennis). Doe dit ook buiten kantoortijden, zodat sleutelfiguren die overdag vaak een reguliere baan hebben, ook kunnen deelnemen.  
• Zorg voor financiële flexibiliteit om snel in te spelen op de behoeften van gemeenschappen en professionals.  
• Kies ook voor gemeenschappelijke thema’s zoals mentale gezondheid waar verschillende partijen zich in kunnen verenigen.   
• Zorg na heftige incidenten of sterke polarisatie voor voldoende tijd en ruimte om emoties te kanaliseren.  
• Start de samenwerking met een heldere uiteenzetting van het onderwerp en geef deelnemers ruimte om het programma te vormen.  
• Verzamel input van verschillende groepen en wees flexibel in de agenda om diverse perspectieven te integreren.  

Reflecteren, evalueren en bijsturen waar nodig   

• Blijvend aandacht voor werving van nieuwe sleutelfiguren om het netwerk te behouden.  
• Evalueer periodiek de samenwerking en resultaten.  
• Stel een proces vast voor het geval een sleutelfiguur niet meer geschikt blijkt.  
• Creëer een positief sociaal klimaat om uitval te voorkomen en te zorgen dat alle leden zich prettig voelen.   
• Maak de eventuele effecten op de mentale gezondheid bespreekbaar.  
• Voer exitgesprekken met uitstromende sleutelfiguren om inzicht te krijgen in hun vertrekredenen.  

Creëer en behoud bestuurlijk draagvlak 

• Toon de burgemeester en wethouder(s) hoe een lokaal netwerk kan bijdragen aan het aanpakken van maatschappelijke uitdagingen.  
• Deel succesvolle voorbeelden en betrek sleutelfiguren om draagvlak te versterken.  
• Leg verbindingen met relevante politieke en bestuurlijke thema’s, zoals integratie, armoedebestrijding en participatie. 
• Sluit aan bij de doelstellingen van de wethouder(s) en laat zien hoe het initiatief helpt bij het bereiken van hun doelen.  
• Introduceer de bestuurder binnen het netwerk en benadruk hun betrokkenheid om hun rol als ‘ogen en oren’ te versterken.  
• Zorg voor een goede timing en stem af op de besluitvorming van de gemeenteraad en B&W, bijvoorbeeld tijdens de begrotingsbesprekingen.  
• Informeer wethouder(s), B&W en de gemeenteraad regelmatig over de voortgang en successen van het netwerk.  
• Nodig hen uit voor activiteiten om directe betrokkenheid en steun te bevorderen.