Randvoorwaarden & Stappenplan Planevaluatie andere interventies

Een planevaluatie is een check op het plan van aanpak: de basis voor het inzetten en uitvoeren van een interventie.  

Waarom:

  • Sterke (wetenschappelijke) onderbouwing van de inzet van de interventie, waardoor de kans groter is dat de interventie effectief is;
  • Voorbereiding voor verdere evaluatie op proces en/of effect van de inzet van de interventie (NB: het is belangrijk om hier al voor de start van een interventie over na te denken, zodat tijdig een 0-meting wordt gedaan of kan worden gestart met het verzamelen van benodigde data);
  • Verantwoording van het plan aan specifieke stakeholders (bijv. gemeenteraad);
  • Om het plan van aanpak van een externe uitvoerder te kunnen beoordelen.

Wanneer:

Start de planevaluatie wanneer een uitgewerkt concept van het plan van aanpak gereed is (zie ook Format plan van aanpak algemeen en het Format plan van aanpak algemeen - Voorbeeld). Dit kan ook zijn wanneer een interventie-aanbieder het plan van aanpak neerlegt bij de gemeente als opdrachtgever.

Randvoorwaarden:

  1. Plan van aanpak. Er ligt een plan van aanpak voor de uitvoering van de interventie (zie Format plan van aanpak algemeen en het Format plan van aanpak algemeen - Voorbeeld);
  2. Aanleiding. Het is duidelijk voor de betrokkenen waarom de check op het plan van aanpak (planevaluatie) nut en noodzaak heeft.
  3. Draagvlak. Betrek relevante stakeholders, zoals politieke, ambtelijke en financiële opdrachtgevers, medeopstellers van het plan en de uitvoerders van de interventie. Of uitvoerders van de interventie betrokken kunnen worden, is afhankelijk van:
    • Of het al duidelijk is wie de uitvoerder wordt
    • Of in deze fase al een grotere groep professionals van de plannen op de hoogte mag zijn
    • Of de uitvoerders bij de planvorming betrokken zijn geweest of zelf de aandragers van het plan zijn
  4. Tijd en middelen. Reserveer voldoende tijd en middelen in het planningsproces om een toetsing van je plan van aanpak uit te voeren.  
  5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de planevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag bij voorkeur een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier of uit een ander domein) om het plan van aanpak mee te beoordelen.

Stappenplan

Het uitvoeren van een planevaluatie van een interventie verloopt in vijf stappen.

Stap 1: Stel een evaluatieteam samen. Betrek minimaal 2 personen: iemand die bij het plan betrokken is geweest of de opdrachtgever én een buitenstaander (bijv. collega met een ander dossier of uit een ander domein) die kritische vragen kan stellen. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

Stap 2: Ieder teamlid leest individueel het plan van aanpak van de interventie. Bij de beoordeling ervan hanteren ze de checklist Plan van Aanpak Algemeen.

Stap 3: Bespreek samen de antwoorden op de vragen uit de checklist en formuleer voorlopige uitkomsten van de evaluatie.

Stap 4: Bespreek de voorlopige uitkomsten van de planevaluatie met de betrokken stakeholders (bijvoorbeeld opstellers van het plan, opdrachtgevers, uitvoerders).

Stap 5: Maak afspraken over het doorvoeren van eventuele verbeteringen, wanneer het plan kan worden goedgekeurd en over de wijze van communiceren over het plan.