Stappenplan Externe Uitvraag Procesevaluatie

Dit stappenplan is gericht op het inhuren van een externe partij om een procesevaluatie uit te voeren. 

Stap 1: Breng de belangrijkste stakeholders op de hoogte van de procesevaluatie, vraag naar welke informatie zij interesse hebben en vraag om hun medewerking.

Stap 2: Bepaal het doel van je procesevaluatie. Wil je een algemeen beeld krijgen van de voortgang van de interventie of heb je een specifiekere vraag? Bijvoorbeeld waarom het niet goed lukt sleutelfiguren te werven?

Stap 3: Stel een uitvraag op voor de procesevaluatie. Gebruik ter inspiratie dit Format externe uitvraag procesevaluatie algemeen en het Format externe uitvraag procesevaluatie algemeen – Voorbeeld. Je kunt ook één van de formats specifiek voor sleutelfiguren (+ voorbeeld), weerbaar opvoeden (+ voorbeeld), theater (+ voorbeeld) of het multidisciplinair casusoverleg (+ voorbeeld) gebruiken.  

Stap 4: Bepaal aan welke kwalificaties de externe partij moet voldoen en op welke manier de uitvraag kan worden uitgezet (enkelvoudige onderhandse aanbesteding, meervoudige onderhandse aanbesteding, open aanbesteding, via een fonds etc.)

Stap 5: Zodra voorstellen van externe partij(en) binnen zijn, dienen ze te worden beoordeeld. Gebruik het format voor de uitvraag hierbij als checklist. Hebben de partijen naar behoren op alle vragen antwoord gegeven? Wat is de kwaliteit die ze laten zien op de verschillende onderdelen?  

Stap 6: Organiseer een gezamenlijke kick-off zodra de keuze voor een externe partij is gemaakt. Hierin kunnen onder andere afspraken over de samenwerking worden gemaakt. Spreek af op welke manier je als opdrachtgever de voortgang wilt monitoren. Wie is het vaste aanspreekpunt? Op welke momenten zit je weer samen om tafel?

Stap 7: Plan een tussentijdse bespreking van de eerste bevindingen. Dit geeft alvast een eerste beeld en creëert de gelegenheid om eventueel missende data of informatie alsnog beschikbaar te stellen of het verkrijgen daarvan te plannen.

Stap 8: Presenteer de resultaten van de evaluatie aan de relevante stakeholders. Bepaal samen de benodigde vervolgstappen en communiceer deze wederom naar de benodigde partijen. Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over wanneer welke vervolgstappen worden gezet en wie verantwoordelijk is voor welke actie.