Randvoorwaarden & Stappenplan Procesevaluatie Weerbaar Opvoeden

Een procesevaluatie zorgt voor een scherpe tussentijdse check op de uitvoering en het verloop van de interventie.

Waarom?

Een procesevaluatie voer je uit om na te gaan of de uitvoering van de interventie -of een onderdeel daarvan - verloopt zoals gepland. Ook geeft het inzicht in tussentijdse geleerde lessen en kun je op basis daarvan bijsturen.

Wanneer?

De procesevaluatie heeft meerwaarde wanneer de interventie al enige tijd wordt uitgevoerd. Vuistregel: voor minimaal 1/3 deel.  

Randvoorwaarden:

  1. Plan van aanpak. Een uitgewerkt plan van aanpak waarin minimaal probleemstelling, doel, activiteiten, werkwijze, verwachte opbrengsten en resultaten zijn beschreven (zie Format Plan van Aanpak Weerbaar Opvoeden en het Format plan van aanpak Weerbaar Opvoeden – Voorbeeld).
  2. Evaluatie als startpunt, niet als eindpunt. Idealiter wordt de implementatie van Weerbaar Opvoeden al tijdens het ontwerpen, werven en uitvoeren van de interventie gemonitord. Dit levert meer relevante data voor de procesevaluatie, dan wanneer op één moment alle data worden verzameld. Denk vóór de start van een evaluatie al na over welke data beschikbaar moeten zijn voor het uitvoeren van de evaluatie.  
  3. Draagvlak voor evaluatie bij alle stakeholders. Denk aan bestuurlijk draagvlak om de resultaten van de evaluatie daadwerkelijk te kunnen borgen. En aan draagvlak onder de uitvoerders van Weerbaar Opvoeden en de samenwerkingspartners (organisaties die de uitvoering van Weerbaar Opvoeden faciliteren door betrokkenheid bij de werving van deelnemers aan de trainingen, en het ter beschikking stellen van zaalruimte voor de trainingen). Hun volledige medewerking is nodig voor een succesvolle uitvoering van de evaluatie.  
  4. Voldoende tijd en middelen. Maak vroegtijdig inzichtelijk welke inspanningen van wie worden gevraagd en maak daar heldere afspraken over. De benodigde tijd en middelen verschillen per evaluatie. Een algemene richtlijn is dat evaluatie 10% uitmaakt van het totale budget voor een interventie.
  5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de procesevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag bij voorkeur een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier of uit een ander domein) om mee te kijken met de uitvoering en opbrengsten van de evaluatie.

Stappenplan

Een procesevaluatie van de interventie-Weerbaar Opvoeden doorloopt negen stappen.

Stap 1: Stel een evaluatieteam samen van minimaal 2 personen: iemand die bij de uitvoering betrokken is en idealiter iemand die ervaring heeft in het doen van evaluaties en die op afstand van de interventie staat. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

Een procesevaluatie van Weerbaar Opvoeden kan deels door de gemeente zelf worden uitgevoerd. Dit geldt zeker voor het kwantitatieve deel, zoals het vaststellen van het aantal trainingen en het aantal deelnemers. Het kwalitatieve deel vraagt soms specifieke expertise (cultuur-sensitief) vanwege de karakteristieken van de ouders. Denk hierbij aan het bevragen van de ouders over hun ervaringen met de training  en hun beoordeling van de inhoud, materialen en opzet van de training en de beoordeling van de trainer, Afhankelijk van deze karakteristieken kan worden besloten om (dit deel van) de procesevaluatie uit te besteden aan een ervaren externe onderzoekspartij. Ga dan naar het Stappenplan uitvraag procesevaluatie Weerbaar Opvoeden en het bijbehorende Format externe uitvraag procesevaluatie Weerbaar Opvoeden en het Format externe uitvraag procesevaluatie Weerbaar Opvoeden – Voorbeeld.

Stap 2: Bereid de procesevaluatie voor met behulp van het Format ontwerp procesevaluatie Weerbaar Opvoeden en het Format ontwerp procesevaluatie Weerbaar Opvoeden – Voorbeeld. Bepaal de gewenste bewijskracht van de procesevaluatie. Hoe meer data je verzamelt en hoe meer verschillende bronnen en dataverzamelingsmethoden je gebruikt, des te sterker de bewijskracht van de evaluatie. Een eenvoudige procesevaluatie kan bestaan uit het organiseren van een focusgroep met een aantal ouders dat heeft deelgenomen aan de trainingen en/of vervolgtraining en een focusgroep en trainers en/of samenwerkingspartners. Een procesevaluatie met meer bewijskracht bestaat uit een combinatie van dataverzamelingsmethodes; bijvoorbeeld interviews met deelnemers aan de trainingen Weerbaar Opvoeden, een focusgroep of interviews met trainers, een focusgroep of interviews met samenwerkingspartners, en observaties van de onderzoekers tijdens de trainingen. Ga voor meer tips naar Methoden en Technieken.

Stap 3: Maak afspraken met alle stakeholders over hun inzet en betrokkenheid bij de evaluatie.

Stap 4: Verzamel alle gedocumenteerde, relevante informatie en data over de interventie (plan van aanpak, voortgangsrapportages, uitkomsten van enquêtes etc.).

Stap 5: Vorm een eerste beeld door de informatie te vergelijken met het oorspronkelijke plan van aanpak. Noteer de eerste bevindingen en welke informatie je mist om de bevindingen kracht bij te kunnen zetten.

Stap 6: Verzamel alle overige data, zoals vastgesteld in Format ontwerp procesevaluatie Weerbaar Opvoeden en het Format ontwerp procesevaluatie Weerbaar Opvoeden – Voorbeeld.  

Stap 7: Analyseer de gegevens. Bepaal op basis van deze analyse wat de nodige vervolgstappen zijn voor de doorontwikkeling en borging van Weerbaar Opvoeden (zoals andere doelgroepen, andere wijken, organiseren blijvend bestuurlijk draagvlak). Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over de vervolgstappen.

Stap 8: Deel de uitkomsten en de wenselijke vervolgstappen (ook wanneer welke vervolgstappen worden gedaan) in een evaluatierapport met de betrokken stakeholders.

Stap 9: Deel je resultaten en lessen met andere relevante partijen, zoals collega’s van andere (gemeentelijke) organisaties.