Randvoorwaarden & Stappenplan Procesevaluatie Theater

Een procesevaluatie zorgt voor een scherpe tussentijdse check op de uitvoering en het verloop van de interventie.

Waarom?

Een procesevaluatie voer je uit om na te gaan of de uitvoering van de interventie - of een onderdeel daarvan - verloopt zoals gepland. Ook geeft het inzicht in tussentijdse geleerde lessen en kun je op basis daarvan bijsturen.

Wanneer?

De procesevaluatie heeft meerwaarde wanneer de interventie al een paar keer is uitgevoerd. Vuistregel: voor minimaal 1/3 deel.  

Randvoorwaarden:

  1. Plan van aanpak. Een uitgewerkt plan van aanpak waarin minimaal de probleemstelling, doel, activiteiten, werkwijze, verwachte opbrengsten en resultaten zijn beschreven (zie Format Plan van Aanpak Theater en het Format plan van aanpak Theater – Voorbeeld).
  2. Evaluatie als startpunt, niet als eindpunt. Denk bij de voorbereiding van de interventie al na over welke data beschikbaar moeten zijn voor het uitvoeren van de evaluatie. Verzamel niet alleen na de theatervoorstellingen data, maar ook tijdens de voorbereiding en uitvoering. Dit levert meer relevante data voor de procesevaluatie, dan wanneer op één moment alle data worden verzameld.
  3. Draagvlak voor evaluatie bij alle stakeholders. Denk aan bestuurlijk draagvlak om de resultaten van de evaluatie daadwerkelijk te kunnen borgen. En aan draagvlak onder de betrokkenen bij de interventie (scholen, theatermakers).  Hun volledige medewerking is nodig voor een succesvolle uitvoering van de evaluatie.  
  4. Voldoende tijd en middelen. Maak vroegtijdig inzichtelijk welke inspanningen van wie worden gevraagd en maak daar heldere afspraken over. De benodigde tijd en middelen verschillen per evaluatie. Een algemene richtlijn is dat evaluatie 10% uitmaakt van het totale budget voor een interventie.
  5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de procesevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag bij voorkeur een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier of uit een ander domein) om mee te kijken met de uitvoering en opbrengsten van de evaluatie.

Stappenplan

Een procesevaluatie van de interventie Theater doorloopt negen stappen.

Stap 1: Stel een evaluatieteam samen van minimaal 2 personen: iemand die bij de uitvoering betrokken is en idealiter iemand die ervaring heeft in het doen van evaluaties en die op afstand van de interventie staat. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

NB: Een procesevaluatie kan goed door de gemeente zelf worden gedaan. Wil je de procesevaluatie liever uitbesteden aan een externe partij? Ga dan naar het Stappenplan externe uitvraag procesevaluatie en het bijbehorende Format externe uitvraag procesevaluatie theater en het Format externe uitvraag procesevaluatie Theater – Voorbeeld.

Stap 2: Bereid de procesevaluatie voor met behulp van het Format ontwerp procesevaluatie Theater en het Format ontwerp procesevaluatie Theater – Voorbeeld. Bepaal de gewenste bewijskracht van de procesevaluatie. Hoe meer data je verzamelt en hoe meer verschillende bronnen en dataverzamelingsmethoden je gebruikt, des te sterker de bewijskracht van de evaluatie. Een eenvoudige procesevaluatie kan bestaan uit het organiseren van een focusgroep met alle betrokkenen. Een procesevaluatie met meer bewijskracht bestaat uit een combinatie van dataverzamelingsmethodes. Bijvoorbeeld een enquête onder leerlingen, interviews met leerkrachten en met acteurs. Ga voor meer tips naar Methoden en Technieken.

Stap 3: Maak afspraken met alle stakeholders over hun inzet en betrokkenheid bij de evaluatie.

Stap 4: Verzamel alle gedocumenteerde, relevante informatie en data over de interventie (plan van aanpak, voortgangsrapportages, uitkomsten van enquêtes etc.).

Stap 5: Vorm een eerste beeld door de informatie te vergelijken met het oorspronkelijke plan van aanpak. Noteer de eerste bevindingen en welke informatie je mist om de bevindingen kracht bij te kunnen zetten.

Stap 6: Verzamel alle overige data, zoals vastgesteld in Format ontwerp procesevaluatie Theater en het Format ontwerp procesevaluatie Theater – Voorbeeld. 

Stap 7: Analyseer de gegevens. Bepaal op basis van deze analyse wat de nodige vervolgstappen zijn voor de doorontwikkeling van de theatervoorstelling en het bijbehorende lespakket. Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over de vervolgstappen.

Stap 8: Deel de uitkomsten en de wenselijke vervolgstappen (ook wanneer welke vervolgstappen worden gedaan) in een evaluatierapport met de betrokken stakeholders.

Stap 9: Deel je resultaten en lessen met andere relevante partijen, zoals collega’s van andere (gemeentelijke) organisaties.