Randvoorwaarden & Stappenplan Planevaluatie Theater

Een planevaluatie is een check op het plan van aanpak: de basis voor het inzetten en uitvoeren van een interventie. 

Waarom:

-    Sterke (wetenschappelijke) onderbouwing van de interventie;
-    Voorbereiding voor verdere evaluatie op proces en/of effect;
-    Verantwoording van het plan aan specifieke stakeholders (bijv. gemeenteraad);
-    Om plan van aanpak van een externe uitvoerder te kunnen beoordelen.

Wanneer:

Start de planevaluatie wanneer een uitgewerkt concept van het plan van aanpak gereed is (zie ook Format plan van aanpak Theater en het Format plan van aanpak Theater – Voorbeeld). Dit kan ook zijn wanneer een interventie-aanbieder dit plan neerlegt bij de opdrachtgever.

Randvoorwaarden:

  1. Plan van aanpak. Er ligt een plan van aanpak voor de uitvoering van de interventie (zie Format plan van aanpak Theater en het Format plan van aanpak Theater – Voorbeeld);
  2. Aanleiding. Het is duidelijk voor de betrokkenen waarom de check op het plan van aanpak (planevaluatie) nut en noodzaak heeft.
  3. Draagvlak. Betrek relevante stakeholders, zoals politieke, ambtelijke en financiële opdrachtgevers, medeopstellers van het plan en de uitvoerders van de interventie.
  4. Tijd en middelen. Reserveer voldoende tijd en middelen in het planningsproces om een toetsing van je plan uit te voeren.  
  5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de planevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag bij voorkeur een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier of uit een ander domein) om het plan van aanpak mee te beoordelen.


Stappenplan

Het uitvoeren van een planevaluatie van de interventie Theater verloopt in vijf stappen.

Stap 1: Stel een evaluatieteam samen. Betrek minimaal 2 personen: iemand die bij het plan betrokken is geweest of de opdrachtgever én een buitenstaander (bijv. collega met een ander dossier of uit een ander domein) die kritische vragen kan stellen. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

Stap 2: Ieder teamlid leest individueel het plan van aanpak van de interventie. Bij de beoordeling ervan hanteren ze de Checklist Plan van Aanpak Theater.

Stap 3: Bespreek samen de antwoorden op de vragen uit de checklist en formuleer voorlopige uitkomsten van de evaluatie.

Stap 4: Bespreek de voorlopige uitkomsten van de planevaluatie met de betrokken stakeholders (bijvoorbeeld opstellers van het plan, opdrachtgevers, uitvoerders).

Stap 5: Maak afspraken over het doorvoeren van eventuele verbeteringen, wanneer het plan kan worden goedgekeurd en over de wijze van communiceren over het plan.