Randvoorwaarden & Stappenplan Procesevaluatie Sleutelfiguren

Een procesevaluatie zorgt voor een scherpe tussentijdse check op de uitvoering en het verloop van de interventie.

Waarom?

Een procesevaluatie wordt uitgevoerd om na te gaan of de uitvoering van de interventie of een onderdeel daarvan verloopt zoals gepland. Ook geeft het inzicht in tussentijdse geleerde lessen en kan op basis daarvan bijgestuurd worden.

Wanneer?

De procesevaluatie heeft meerwaarde wanneer de interventie al enige tijd wordt uitgevoerd.

Randvoorwaarden:

  1. Plan van aanpak. Een uitgewerkt plan van aanpak waarin minimaal de probleemstelling, doel, activiteiten, werkwijze, verwachte opbrengsten en resultaten zijn beschreven (zie Format Plan van Aanpak Sleutelfiguren en het Format plan van aanpak Sleutelfiguren - Voorbeeld).
  2. Evaluatie als startpunt, niet als eindpunt. Idealiter wordt de implementatie van de sleutelfigurenaanpak al tijdens het ontwerpen, werven en uitvoeren van de interventie gemonitord. Dit levert meer relevante data voor de procesevaluatie, dan wanneer op één moment alle data worden verzameld. Denk voor de start van een evaluatie al na over welke data beschikbaar moet zijn voor het uitvoeren van de evaluatie.  
  3. Draagvlak voor evaluatie bij alle stakeholders. Denk aan bestuurlijk draagvlak om de resultaten van de evaluatie daadwerkelijk te kunnen borgen. En aan draagvlak onder de uitvoerders van de sleutelfigurenaanpak. Hun volledige medewerking is nodig voor een succesvolle uitvoering van de evaluatie.  
  4. Voldoende tijd en middelen. Maak vroegtijdig inzichtelijk welke inspanningen van wie worden gevraagd en maak daar heldere afspraken over. De benodigde tijd en middelen verschillen per evaluatie. Een algemene richtlijn is dat evaluatie 10% uitmaakt van het totale budget voor een interventie.
  5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de procesevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag bij voorkeur een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier) om mee te kijken met de uitvoering en opbrengsten van de evaluatie.

Stappenplan

Stap 1

Stel een evaluatieteam samen van minimaal 2 personen: iemand die bij de uitvoering betrokken is én (het liefst) iemand die ervaring heeft in het doen van evaluaties en die enigszins op afstand van de interventie staat. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

NB: Een procesevaluatie kan goed door de gemeente zelf gedaan worden. Wil je de procesevaluatie liever uitbesteden aan een externe partij? Ga dan naar het Stappenplan externe uitvraag procesevaluatie en het bijbehorende Format uitvraag procesevaluatie sleutelfiguren en het Format externe uitvraag procesevaluatie sleutelfiguren - Voorbeeld).

Stap 2

Bereid de procesevaluatie voor met behulp van het Format ontwerp procesevaluatie sleutelfiguren en het Format ontwerp procesevaluatie sleutelfiguren - Voorbeeld. Bepaal de gewenste bewijskracht van de procesevaluatie. Hoe meer data verzameld worden en hoe meer verschillende bronnen en dataverzamelingsmethoden worden gebruikt, hoe sterker de bewijskracht van de evaluatie. Een eenvoudige procesevaluatie kan bestaan uit het organiseren van een focusgroep met alle betrokkenen. Een procesevaluatie met meer bewijskracht bestaat uit een combinatie van dataverzamelingsmethodes. Voorbeelden zijn interviews met sleutelfiguren, een focusgroep met professionals die veel met sleutelfiguren werken of een enquête onder de bewoners in de buurt waar sleutelfiguren actief zijnGa voor meer tips naar Methoden en Technieken.

Stap 3

Maak afspraken met alle stakeholders over hun inzet en betrokkenheid bij de evaluatie.

Stap 4

Verzamel alle gedocumenteerde, relevante informatie en data over de interventie (plan van aanpak, voortgangsrapportages, uitkomsten van enquêtes etc.).

Stap 5

Vorm een eerste beeld door de informatie te vergelijken met het oorspronkelijke plan van aanpak. Noteer de eerste bevindingen en welke informatie ontbreekt om de bevindingen kracht bij te kunnen zetten.

Stap 6

Verzamel alle overige data, zoals vastgesteld in Format ontwerp procesevaluatie sleutelfiguren en het Format ontwerp procesevaluatie sleutelfiguren - Voorbeeld.  

Stap 7

Analyseer de gegevens. Bepaal op basis van deze analyse wat de nodige vervolgstappen zijn voor de doorontwikkeling van het sleutelfigurennetwerk. Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over de vervolgstappen.

Stap 8

Deel de uitkomsten en de wenselijke vervolgstappen (ook wanneer welke vervolgstappen worden gedaan) in een evaluatierapport met de betrokken stakeholders.

Stap 9

Deel je resultaten en lessen met andere relevante partijen, zoals collega’s van andere (gemeentelijke) organisaties.