Randvoorwaarden & Stappenplan Planevaluatie Sleutelfiguren

Het uitvoeren van een planevaluatie is een check op het plan van aanpak: de basis voor het inzetten en uitvoeren van een interventie.  

Waarom?

  • Sterke (wetenschappelijke) onderbouwing van de interventie;
  • Voorbereiding voor verdere evaluatie op proces en/of effect;
  • Verantwoording van het plan aan specifieke stakeholders (bijv. gemeenteraad);
  • Om het plan van aanpak van een externe uitvoerder te kunnen beoordelen.

Wanneer:

Start de planevaluatie wanneer een uitgewerkt concept van het plan van aanpak gereed is (zie ook Format plan van aanpak Sleutelfiguren en het Format plan van aanpak Sleutelfiguren - Voorbeeld). Dat kan ook wanneer een interventie-aanbieder dit plan neerlegt bij de opdrachtgever.

Randvoorwaarden:

  1. Plan van aanpak. Er ligt een plan van aanpak voor de uitvoering van de interventie (zie Format plan van aanpak Sleutelfiguren en het Format plan van aanpak Sleutelfiguren - Voorbeeld);
  2. Aanleiding. Het is duidelijk voor de betrokkenen waarom de check op het plan van aanpak (planevaluatie) nut en noodzaak heeft.
  3. Draagvlak. Betrek relevante stakeholders, zoals politieke, ambtelijke en financiële opdrachtgevers, medeopstellers van het plan en de uitvoerders van de interventie. Of uitvoerders van de interventie betrokken kunnen worden, is afhankelijk van:
    • Of het al duidelijk is wie de uitvoerder gaat worden
    • Of in deze fase al een grotere groep professionals van de plannen op de hoogte mag zijn
    • Of de uitvoerders bij de planvorming betrokken zijn geweest of zelf de aandragers van het plan zijn
  4. Tijd en middelen. Reserveer voldoende tijd en middelen in het planningsproces om een toetsing van je plan uit te voeren.  
  5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de planevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag een collega die niet op hetzelfde dossier werkt om het plan van aanpak mede te beoordelen.

Stappenplan

Het uitvoeren van een planevaluatie van de interventie “Sleutelfiguren” verloopt in vijf stappen.

Stap 1

Stel een evaluatieteam samen. Betrek minimaal 2 personen: iemand die bij het plan betrokken is geweest of de opdrachtgever én een buitenstaander (bijv. een collega met een ander dossier) die kritische vragen kan stellen. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

Stap 2

Ieder teamlid leest individueel het plan van aanpak van de interventie. Bij de beoordeling ervan hanteren ze de Checklist Plan van Aanpak Sleutelfiguren.

Stap 3

Bespreek gezamenlijk de antwoorden op de vragen uit de checklist en formuleer voorlopige uitkomsten van de evaluatie.

Stap 4

Bespreek de voorlopige uitkomsten van de planevaluatie met de betrokken stakeholders (bijvoorbeeld opstellers van het plan, opdrachtgevers, uitvoerders).

Stap 5

Maak afspraken over het doorvoeren van eventuele verbeteringen, wanneer het plan kan worden goedgekeurd en over de wijze van communiceren over het plan.