Dossiervorming
Onderdeel van de werkwijze is dat de professional de verschillende stappen zorgvuldig vastlegt.
Dossiervorming is van belang voor de professional om de signalen vast te houden en om overzicht te houden over de stappen die hij heeft gezet en de adviezen die hij heeft gekregen. Ook zorgt dossiervorming voor continuïteit als een andere professional de contacten met de jongere overneemt. Dossiervorming is eveneens van belang als de professional zich achteraf moet verantwoorden voor zijn handelen, bijvoorbeeld bij een klachtencommissie of een tuchtrechter. De inhoud van het dossier vormt in deze procedures een belangrijke basis.
Als er een cliënt- patiënt- of leerlingdossier is, gebeurt de vastlegging in dit dossier. Als er in de organisatie niet wordt gewerkt met een dossier, dan overlegt de professional met zijn leidinggevende in welk document hij de stappen vastlegt.
Inhoud dossier
In het dossier neemt de professional in ieder geval op:
- De signalen die hij in kaart heeft gebracht, inclusief de signalen die radicalisering weerspreken.
- Alle stappen die hij heeft gezet.
- De personen die hij heeft geraadpleegd en de adviezen die zij hebben gegeven.
- De uitkomst van het gesprek met de jongere en/of zijn ouders.
- Het besluit dat hij heeft genomen om wel of niet informatie te delen.
- De informatie die hij heeft verstrekt, aan wie hij deze informatie heeft gegeven en met welk doel hij dat heeft gedaan.
- De afspraken die hij heeft gemaakt over de taakverdeling en de terugkoppeling.
Persoonlijke werkaantekeningen
Alle aantekeningen die de professional maakt naar aanleiding van de stappen in de werkwijze legt hij vast in het dossier en niet als persoonlijke werkaantekeningen buiten het dossier. Het risico is dan te groot dat de signalen verloren gaan, zeker als een andere professional de contacten met de jongere overneemt. Bovendien blijkt uit uitspraken van klachtencommissies en (tucht)rechters dat persoonlijke werkaantekeningen van professionals, ook als ze buiten het dossier worden bewaard, meestal worden gezien als onderdeel van het dossier en ter inzage zijn – voor zover de professional deze aantekeningen met een ander (binnen of buiten de organisatie) heeft gedeeld.